Accords

La forme écrite pour garantir la sécurité et la transparence

Qu’il s’agisse des interfaces, de la compréhension des rôles ou des ressources, il est judicieux de documenter les informations importantes afin de garantir la sécurité et la continuité pour tous les participants.

Un paysage éducatif est une entreprise complexe où interviennent de nombreux participants avec un grand nombre de points d’interface et d’accords informels. On peut éviter les malentendus en documentant les informations importantes. Lorsqu’une personne en remplace une autre, il est utile de savoir que les conditions-cadres et l’état d’avancement des travaux sont documentés.

Tâches

Beaucoup de participant.e.s sont rebutés par un excès de tâches administratives et de paperasse. Malgré tout, il est important que les informations pertinentes et les accords passés soient documentés. On peut ainsi s’y référer facilement. Cette méthode est garante de transparence et de sécurité. Sur ce point également, veillez à en faire autant que nécessaire et aussi peu que possible.

Recommandations

• Procès-verbaux: consignez par écrit les résultats des séances et des réunions de travail (PV décisionnels). Vous vous assurez ainsi que tous les participants travaillent sur la même base.
• Liste de choses à faire: lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même sujet, il est bon d’établir des listes de points à réaliser. Cette méthode permet de garantir que même si un changement de personnel se produit, les tâches importantes ne sont pas oubliées.
• Aides: utilisez les nouvelles possibilités offertes par la technologie (Google Drive, Dropbox et autres) pour simplifier la collaboration.
• Cahier des charges: si possible, documentez les tâches de chaque participant dans un cahier des charges. Les responsabilités peuvent ainsi être formalisées à long terme.